PELAKSANAAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS ANGGOTA ISI CABANG SEMARANG

Abstract

With the technology and information advancement, the role of a secretary in business is undeniably important to face the tight competition. Therefore, a secretary is expected to have broad knowledge, excellent skills, and good personality. A secretary must be able to do her jobs well and responsibly. Ernawati (2004) stated that a secretary’s jobs include routine, initiative, creative, and coordinative jobs. This paper describes the secretary’s jobs of the members of ISI Semarang and the computer programs used in doing those jobs. The data was collected using a questionnaire administered to 32 participants. The results showed that, first, the secretary’s jobs were producing document, handling petty cash, filing, receiving visitors, and handling telephone; second, the computer programs used were Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, and Internet. In some companies some secretaries used Corel Draw and Microsoft Publisher.

Seiring dengan kemajuan teknologi dan informasi keberadaan sekretaris sangat dibutuhkan di dunia usaha maupun dunia industrI untuk menghadapi persaingan yang cukup ketat. Oleh karena itu seorang sekretaris diharapkan mempunyai pengalaman (knowledge) yang luas, keterampilan (skill) yang memadai serta berkepribadian yang baik.

Untuk itu seorang sekretaris harus mampu melaksanakan tugas tugasnya dengan baik dan bertanggung jawab. Menurut Ernawati (2004) tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas inisiatif, tugas kreatif dan tugas koordinatif. Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data data tentang tugas tugas sekretaris serta program Komputer yang digunakan anggota ISI cabang Semarang dengan menyebarkan angket sebanyak 32 responden, hasil yang dipEroleh secara umum, (1) Pembuatan dokumen, pembuatan kas kecil, penyimpanan arsip, menerima tamu dan menangani telepon. (2) Program-program Komputer yang digunakan a. Microsoft Word, b. Microsoft Excel, c. Microsoft Powerpoint, d. Microsoft Outlook, e. Internet. Dan sebagian sekretaris ada yang menggunakan Corel Draw, Microsoft Publisher. Hal ini disesuaikan dengan spesifikasi perusahaan.